Maatwerk software vs. standaard software: waar kies je voor?

Kies je voor maatwerk software of voor standaard software? Dat is een keuze waar vrijwel elke organisatie vroeg of laat voor komt te staan. Een standaard pakket heeft in eerste instantie vaak de voorkeur. Maar, is dit terecht? Wat is er te zeggen voor een keuze voor maatwerk software ten opzichte van standaard software?

De verschillen tussen software op maat en een standaardpakket

Het verschil tussen maatwerk software en standaard software is in de basis vrij eenvoudig: maatwerk wordt speciaal voor jouw organisatie ontwikkeld, op maat gemaakt, dus. En standaardsoftware niet, dat is een one-size-fits-all oplossing. Een standaardpakket is dus vaak toepasbaar op een groot aantal bedrijven in een bepaalde sector of met een bepaalde behoefte. Zo kan een toegangssysteem voor zwembaden een standaard softwarepakket zijn, omdat dit wellicht bij veel zwembaden op min of meer dezelfde manier werkt. Als een zwembad bijvoorbeeld ook een pretparkgedeelte heeft, zou het kunnen zijn dat de standaard software niet volstaat. Hierbij kan er gekozen worden voor een aanvullende maatwerkapplicatie of zelfs een volledige maatwerk oplossing.

Voor- en nadelen standaard software

Een standaardpakket heeft natuurlijk wel wat voordelen ten opzichte van maatwerk. Zo is het in bepaalde gevallen goedkoper en kun je er vaak direct mee starten. Het pakket is immers al klaar en omdat een grote groep er gebruik van maakt, is de prijs vaak lager. Soms is een voordeel ook dat het pakket altijd doorontwikkeld wordt. De vraag is dan natuurlijk wel of het doorontwikkelt op een manier die bij jouw organisatie past. Daar heb je vaak maar zeer beperkte zeggenschap over.

Een behoorlijk nadeel kan zijn dat je bepaalde bedrijfsprocessen moet laten aansluiten op de software. Standaard software heeft niet de flexibiliteit zich aan te passen aan jou. Je moet er ook rekening mee houden dat je er meestal met de licentieprijs alleen niet bent: kosten voor updates en doorontwikkelingen worden vaak doorberekend aan de klant. Bovendien ben je afhankelijk van consultants die met deze software werken. Deze consultants kunnen met hoge uurtarieven werken.

Voor- en nadelen maatwerk software

Maatwerk software is erop gericht de behoeften van jouw organisatie volledig te ondersteunen. De software past zich dus perfect aan, aan wat jij nodig hebt. Het kan zo simpel of ingewikkeld zijn als nodig is. Voor maatwerk software betaal je ook geen licentiekosten, omdat het in jouw bezit is. Sterker nog, de software kan op je balans komen te staan. Het representeert immers een bepaalde waarde. Dit kan een essentieel onderdeel zijn van je organisatie. Denk bijvoorbeeld maar eens aan de waarde van Thuisbezorgd of Uber zonder mobiele applicatie.

Als je de software goed inricht, kan het jaren meegaan. Het kan dan dus goedkoper uitvallen dan een standaardoplossing, waarvoor je jaarlijks licentiekosten blijft betalen. Daarbij heb je zelf volledige controle over de richting waarin de applicatie in de toekomst ontwikkeld wordt. Dagene dat belangrijk is voor jouw organisatie, kan direct aangepakt worden.

Doordat er gewerkt kan worden met standaard softwaretalen, zoals .NET, PHP en React, ben je niet afhankelijk van ontwikkelaars die zich in een bepaalde niche begeven. Daardoor ben je vrijer in het bepalen met welke organisatie je de doorontwikkeling uitvoert. Scherpere prijzen en het voorkomen van een vendor lockin zijn hiervan mooie voordelen.

Als je met maatwerk software werkt kun je jezelf sterk onderscheiden van je concurrentie. De concurrentie kan immers geen gebruik maken van de software, in tegenstelling tot standaard software. Als softwareproducent spreek je af dat je deze niet voor concurrerende partijen beschikbaar stelt.

Nog een voordeel van maatwerk software is dat je alle onderdelen die gebouwd worden ook daadwerkelijk gebruikt. Je raakt dus niet verwikkeld in een hoop schermen die je niet gebruikt. Dit bevorderd het gebruikersgemak en stimuleerd gebruikers om de software volledig en optimaal toe te passen.

Nadelen van maatwerk software zijn er natuurlijk ook. Zo moet je iedere functionaliteit met elkaar communiceren. Er wordt immers enkel gebouwd wat samen besproken is. Hierdoor moet je samen tijd investeren in het tot stand brengen van de software. Het is daarmee niet alleen een financiele investering, maar ook een tijdsinvestering, voordat je een perfect passende oplossing hebt.

Belangrijkste afweging

In onze ogen is één overweging de belangrijkste die je moet maken, zodra je een softwarepakket gaat kiezen: de software moet goed aansluiten op de behoeften van je organisatie. Kan dat met een standaard pakket? Dan is dat mogelijk een goede optie. Maar, moet je te veel concessies doen en processen aanpassen? Dan is het waarschijnlijk beter om voor een maatwerk oplossing te kiezen. Ook het behoud van concurrentievoordeel, de volledige zeggenschap over welke kant de ontwikkeling op gaat en het creeeren van waarde op de balans in plaats van maandelijkse kosten zijn redenen om te kiezen voor eigen ontwikkelde software.

Staar je bovendien niet blind op de korte termijn kosten. Een licentieovereenkomst kan je jaar na jaar veel geld kosten naast de implementatiekosten en aanpassingen, terwijl een goede maatwerkoplossing een eenmalige investering is die direct aansluit. Dat moet je goed tegen elkaar afwegen.

Hulp nodig bij je keuze?

Kun je wel wat hulp gebruiken in je keuze voor maatwerk software of standaard software? Bij Thoughtline hebben we sinds 2008 ervaring met het ontwikkelen van maatwerk oplossingen. We kunnen je goed helpen inzichtelijk te maken wat voor jou de beste keuze is.

Dit is wanneer je je software moet vernieuwen

Overstappen van software-leverancier: voorkom een vendor lock-in