Toonbank app: omzet maken tijdens quarantaine
juni 4, 2020
Dit is wanneer je je software moet vernieuwen
december 6, 2021

Automatiseer
bedrijfsprocessen

met maatwerk software
 

Hoe je bedrijfsprocessen automatiseert met maatwerk software ontwikkeling

Elke organisatie krijgt vroeg of laat te maken het automatiseren van bedrijfsprocessen. Er zijn vele redenen te bedenken om je bedrijfsprocessen te automatiseren: ze zijn bijvoorbeeld te foutgevoelig, te simpel of juist te complex voor de gemiddelde medewerker. Slimme software ontwikkeling op maat kan je helpen. Lees hier hoe.

Welke processen ga je automatiseren?

Een eerste, belangrijke vraag die jezelf moet stellen is: welke processen ga je automatiseren? Misschien heb je hier zelf al een duidelijk idee bij. Anders kun je beginnen met het inventariseren van bedrijfsprocessen van één bedrijfsonderdeel, waarbij de werkprocessen problematisch zijn. Vervolgens bekijk je welke processen geschikt zijn voor automatisering. Dat kunnen bijvoorbeeld repeterende taken zijn met grote foutmarges of taken waarvoor onnodig veel menselijk werk nodig is. Misschien houd je de planning, todo's of het voorraadbeheer bij in Excel. Een handmatig informatiebeheer in een Excel of Google Sheet is foutgevoelig. Er kunnen bijvoorbeeld tegelijkertijd door verschillende mensen bewerkingen in het bestand worden gedaan. Dat zou een mooie kans zijn om een automatiseringslag te maken met software.

Doe navraag bij medewerkers en klanten

Op het moment dat je een proces hebt geïdentificeerd dat in aanmerking komt voor automatisering, moet je jezelf ook de vraag stellen of het echt zinvol is om dit te automatiseren. Is er voordeel mee te behalen en zo ja, wat dan? Misschien zit het voordeel hem wel in het wegnemen van veel ergernissen bij medewerkers. Vaak kom je dan uit op processen die nu veel tijd en geld kosten. Een aardige graadmeter om daarachter te komen is navraag te doen bij klanten en medewerkers: die voelen vaak feilloos aan waar de knelpunten in het proces zitten.
 
 

Vereenvoudigde urenregistratie en controle

Binnen veel organisaties wordt de hoogte van het salaris bepaald door het aantal gewerkte uren per periode. Het bijhouden en controleren van deze informatiestroom kan zeer arbeidsintensief zijn, zeker als dat gebeurd op basis van een niet geintegreerde of soms zelfs papieren informatiestroom. Door voor Teleperformance informatie uit verschillende systemen samen te brengen kon het goedkeuringsproces vereenvoudigd worden en is het controleren beperkt tot situaties waarbij grote afwijkingen zijn tussen de geplande en de geschreven uren.

 
 

Maatwerk software als middel voor automatisering

Bedrijfsprocessen zijn vaak uniek. Je maakt gebruik van andere systemen en andere workflows dan je concurrenten. Daarom is een maatwerk software oplossing vaak nodig om automatisering op een goede manier toe te passen. Bij Thoughtline zijn we gespecialiseerd in maatwerk software en hebben we veel ervaring met het automatiseren van processen. Het automatiseren van het ene proces zal vaak ook invloed hebben op andere processen en workflows. Zo heeft het automatiseren van voorraadbeheer invloed op de orderflow. Met maatwerk software kun je deze processen op de meest efficiënte manier op elkaar laten aansluiten. En, let op: de software moet voor jouw processen werken. Er zou geen aanpassing in je processen nodig moeten zijn om de software te laten werken!

Maatwerk software geeft concurrentievoorsprong

Er is nog een voordeel te benoemen van maatwerk software. Het is namelijk geheel van jou en komt daarmee op je balans te staan. Daarmee bepaal je zelf de koers van de software. Dat heeft tot gevolg dat updates altijd relevant zijn: hiermee behaal je een concurrentievoorsprong, doordat jouw concurrent deze software nooit zal kunnen krijgen. Met andere woorden: door feedback te geven aan standaard software help je indirect je concurrentie. Wil je eens sparren over de mogelijkheden van automatiseren voor jouw business?
 
 
 
 
werkwijze1
 
Bedrijfsprocessen automatiseren met maatwerk software
 
sparrenMaurice